EDV-Einsatz im Personalwesen
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EDV-Einsatz im Personalwesen - der gläserne Beschäftigte durch Personalinformationssysteme?
Es begann mit PAISY . Mit diesem „Personal-Abrechnungs-und-Informations-SYstem“ kochte die Diskussion zum „gläsernen Beschäftigten“ Anfang der achtziger Jahre, zu Zeiten von Volkszählung und dem Orwell-Jahr 1984 das erste Mal hoch. Mit PAISY wurde nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung EDV-gestützt erledigt, sondern es konnten auch weitere Informationen über die Beschäftigten gespeichert und recht flexibel ausgewertet werden. Inzwischen ist die Entwicklung solcher IT-Systeme, Personalinformationssystem PIS oder Personaldatenverarbeitungssystem PDV abgekürzt, weiter fortgeschritten. Der Umfang der gespeicherten Daten ist weit größer und die Auswertung einfacher geworden.
Auch wenn EDV-Anwendungen heute verbreiteter und selbstverständlicher sind: Der EDV-Einsatz im Personalwesen, die Verarbeitung und Auswertung von Personaldaten (Personaldaten oder Beschäftigtendaten sind personenbezogene Daten von Beschäftigten im Unternehmen), hat für Beschäftigte und Betriebsrat immer noch einen besonderen Stellenwert. Hier werden zahlreiche, zum Teil sehr sensible Daten wie Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Qualifikationen usw. gespeichert. Doch es geht um mehr als um sensible Auswertungen und Überwachung. Der Aspekt der Personalplanung mindestens genauso wichtig. Die folgende Grafik verdeutlicht drei grobe Aufgabenbereiche des Personalwesens, die monatliche Entgeltabrechnung, die vielen „kleinen“, aber wichtigen Aufgaben der Personalverwaltung und die Personalplanung. Aspekte der Personalplanung durchziehen das ganze Unternehmen, bei der Planung von Urlaub oder dem Personaleinsatz in der kommenden Woche, bei der Kalkulation von Personalkosten bei Projekten oder Aufträgen oder der Weiterbildungsplanung.
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Aufgaben des Personalwesens Personalplanung
Personalverwaltung
Entgeltrechnung
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Insgesamt verlangt dies, das der Betriebs- oder Personalrat die Beschäftigten und ihre Daten vor unzulässiger Nutzung schützt, andererseits dass er grundsätzlich Zugriff zu den Daten hat, um die Interessen der Beschäftigten sachgerecht vertreten zu können. Über die vielfältigen Aufgaben des Personalwesens gibt die folgende Tabelle einen genaueren Überblick:
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Personaladministration Pflege und Verwaltung von Stamm- und Bewegungsdaten Zeitwirtschaft Pflege von Arbeitszeitmodellen, Zeitkonten, Zeitkorrekturen, … Einsatzplanung der Beschäftigten für die Produktionsplanung; Schichten, … Abrechnungsverfahren von Löhnen, Gehältern, Renten, Prämien, Akkord usw. Personalzusatzleistungen im Rahmen von Zulagen, Zielvereinbarungen, incentives (Anreize), usw. Reisemanagement Reisestandards festlegen, Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen Beantragung
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Personalbeschaffung Bewerberverwaltung; Auswahlverfahren Organisationsmanagement Verwalten von Stellen, Planstellen, Arbeitsplätze; Abbilden der betrieblichen Hierarchien; Aufbau- und Ablauforganisation Personalentwicklung Karriere-& Laufbahnplanung; Qualifizierungsprofile von AN sowie Anforderungsprofile von Stelle; Profilabgleich Veranstaltungsmanagement Seminare oder Veranstaltungen planen, organisieren und abrechnen Personalkostenplanung Festlegen von Personalgruppen oder –bereichen; Auswirkungen von Tariferhöhungen oder neuen Entlohnungsmodellen wie Zielvereinbarung simulieren; Folgekosten bei Sozialplänen; |
Dieser Überblick macht deutlich, dass es bei vielen Anwendungen von IT-Systemen im Personalwesen um mehr geht, als die Leistungs- und Verhaltenskontrolle oder Überwachung von Beschäftigten. Es reicht nicht, eine Betriebsvereinbarung nach dem üblichen Datenschutz-Strickmuster zu vereinbaren: Wer darf welche Daten zu welchen Zwecken verarbeiten, auswerten und nutzen. Dies ist sicherlich wichtig und richtig. Zuvor muss häufig jedoch ein Fachkonzept vom Arbeitgeber vorgelegt und verabschiedet werden. Hierzu 2 Beispiele: Bei der Zeitwirtschaft ist dies offensichtlich. Zuerst muss z. B. das Schichtenmodell oder die Regelung der Gleitzeit im Angestelltenbereich vereinbart werden (organisatorische Regelung). Hierauf aufbauend wird in der EDV-Einsatz, das heißt das Arbeitszeit-Erfassungs- und Verarbeitungssystem AZEV <<interne verlinkung>> geregelt, um eine unangemessene Überwachung zu verhindern. Zunehmend wollen Arbeitgeber die Qualifikationsprofile der Beschäftigten systematisch erheben und mit der EDV speichern. Argumentiert wird mit einer besseren Laufbahnplanung, einem zielgerichteten Personaleinsatz auf Grund der vorhandenen Kompetenzen und Erfah-ren (neudeutsch "workforce management"genannt) oder der Qualifizierung und Weiterbildung der Beschäftigten. Auch hier stellen sich viele Fragen im Detail, wenn auch das grundsätzliche Ziel von Beschäftigten und Betriebsrat unterstützt wird: Wie genau und vom wem werden die Qualifikationen erhoben, ggf. bewertet? Wie aktuell sind die Daten? Werden sie ausschließlich zur internen Weiterbildung oder auch z. B. bei internen Bewerbungen genutzt? Wer hat Zugriff, die Personalabteilung, die Vorgesetzten? Hier ist erst ein stimmiges Fachkonzept erforderlich, bevor die Umsetzung mithilfe der EDV geregelt werden kann. (siehe auch Skill-Management-System)
Hinweise zur Regelung solcher Fachkonzepte kann dieser einleitende Kurztext nicht liefern. Es werden hier Hinweise zu den technischen Leistungsmerkmalen von Personalinformationssystemen und den Gestaltungs- und Regelungsmöglichkeiten gegeben.
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Dieses Beispiel ist dem Programmpaket SAP ERP HR (Human Resources), oder neuerdings SAP HCM Human Capital Management genannt, entnommen, da diese Software auch in vielen mittelständischen Unternehmen eingesetzt wird. Hintergrundinformationen aus dem SAP Portal findet man hier http://www12.sap.com/germany/solutions/business-suite/erp/hcm/index.epx Daten und Auswertungen bei SAP HR Bei SAP-HR werden zusammengehörige Datenfelder „Infotypen“ genannt. Zum Infotyp „0006 Anschriften“ beispielsweise gehören die Adresse, die Postleitzahl und der Wohnort. Dabei können auch mehrere Wohnorte gespeichert werden (Anschrift 1, Anschrift 2, Auslandsanschrift usw.). Zu den Stammdaten zählt SAP-HR die Infotypen 0000 – 0999. Falls ein Unternehmen mit diesem vorgegebenen Standard nicht auskommt, können eigene Infotypen im Nummernbereich 9000 – 9999 gebildet werden. Standard bei SAP HR sind über 1000 Informationen pro Beschäftigtem. Hier ein Auszug: 0000 Maßnahmen 0001 Organisatorische Zuordnung 0002 Daten zur Person 0003 Abrechnungsstatus 0004 Behinderung 0005 Urlaubsanspruch 0006 Anschriften 0007 Sollarbeitszeit 0008 Basisbezüge 0009 Bankverbindung 0010 Vermögensbildung 0011 ext. Überweisungen 0012 Steuerdaten D 0013 Sozialvers. D 0014 Wiederk. Be/Abzüge 0015 Ergänzende Zahlung 0016 Vertragsbestandteile 0017 Reiseprivilegien 0019 Terminverfolgung 0020 DEÜV 0021 Familie/Bezugsperson 0022 Ausbildung 0023 Andere/frühere Arbeitgeber 0024 Qualifikationen 0025 Beurteilungen 0026 Direktversicherung 0027 Kostenverteilung 0028 Werksärztlicher Dienst
0029 Berufsgenossenschaft 0030 Vollmachten 0031 Referenzpersonalnummer 0032 Betriebsinterne Daten 0033 Statistik 0034 betriebliche Funktion
0035 Belehrungen USW. Hinzu kommen an die tausend Standardauswertungen. Mit einer flexiblen Abfragesprache, „ABAP Query“ genannt, kann die Personalabteilung weitere Auswertungen selbst erstellen. |
Ein Personalinformationssystem besteht vereinfacht gesagt aus zwei Grundkomponenten: einer leistungsfähigen Datenbank zur Speicherung und Verwaltung der Personaldaten und einigen EDV-Werkzeugen, um die Daten flexibel auszuwerten. Dies ist auch bei vielen ande-ren EDV-Systemen so. Hier einige Hinweise zu besonderen Merkmalen der PIS-Datenbank: Viele Informationen sind in sogenannten Tabellen oder Schlüsselverzeichnissen gespeichert, z. B. der Familienstand, die Religion, oder bei Fehlzeiten der Fehlzeitengrund. Sensible Schlüsselverzeichnisse müssen daher dem Betriebsrat bekannt und gegebenenfalls in der Betriebsvereinbarung dokumentiert werden. Die Historienfunktion ermöglicht es, einer Gruppe von Daten den Gültigkeitszeitraum die-ser Informationen zuzuordnen. Ein Mitarbeiter hat zum Beispiel zuerst 18 Monate auf der Kostenstelle XX Maschinenbedienung gearbeitet, anschließend 2 Jahre auf der Kostenstelle YY Spritzgussmaschine als Springer, usw. Hierdurch lässt sich der gesamte berufliche Wer-degang eines Mitarbeiters abbilden. Lösch- oder zumindest Archivierungsfristen müssen festgelegt werden. Es ist möglich, einzelnen Daten elektronische Dokumente zuzuordnen, z. B. Zeugnisse, Arbeitserlaubnisbescheinigungen, ggf. auch Bescheinigungen zur Arbeitsunfähigkeit. Eine Weiterentwicklung ist die elektronische Personalakte, bei der praktisch keine Dokumente mehr in Papierform vorliegen. Alle Dokumente und Belege werden eingescannt, am Compu-ter angezeigt und bearbeitet. Hier gibt es Datenschutzbedenken, die sich bei einem soliden Datenschutzkonzept weitgehend ausräumen lassen. Darüber hinaus muss jedoch bedacht werden, dass die Arbeitszeiten der Beschäftigten am Bildschirm ansteigen, psychische und Augenbelastungen nehmen deutlich zu. Ein weiterer Entwicklungsschritt stellt der Übergang von einer klassischen Datenbank zu einem sogenannten data warehouse, auch business warehouse (BW) oder business intelligence (BI) genannt. Es handelt sich hierbei um keine spezielle Entwicklung für Personalda-ten, sondern um einen allgemeinen IT-Trend. Mit diesem modernen Werkzeugen zur Datenspeicherung und -auswertung können noch größere Datenmengen noch schneller und besser ausgewertet werden. Mit beträchtlichem Datenschutzproblemen!
Damit sind wir auch bereits bei der zweiten Seite von Personalinformationssystemen, den Auswertungsmöglichkeiten. Auch die folgenden Informationen gelten für viele IT-Bereiche, wie für AZEV- oder BDE-Systeme. Mit Recht lautet eine skeptische Frage von Beschäftigten und Betriebsräten bei der Regelung der Personaldatenverarbeitung: Können wir denn die Regelungen auch einhalten und kontrollieren? Die EDV-Systeme sind doch so flexibel, dass der Arbeitgeber die Daten schnell und mühelos auswerten kann, ggf. ohne Spuren zu hinterlassen. Dies ist leider grundsätzlich so richtig. Daher reicht es häufig nicht, ausschließlich die Auswertungen selbst festzulegen. Es muss auch der Umgang mit den Auswertungswerkzeugen geregelt werden. Hier eine Übersicht über die verschiedenen Werkzeuge am Beispiel SAP:
- Standardauswertungen (Report, ABAP) mit freien Selektionen
Bereits mit der Auslieferung von SAP Personalwirtschaft erhält der Arbeitgeber eine Viel-falt von Standardauswertungen, häufig in der SAP-eigenen Programmiersprache ABAP. Hierbei handelt es sich nicht um starre Auswertungen, sondern es bestehen zum Teil sehr vielfältige Selektionsmöglichkeiten. Diese müssen in der BV eingeschränkt werden.
- Firmenindividuelle Reports und Programmerweiterungen
Ergänzt werden diese Standardauswertungen durch Firmenindividuelle Reports. Zum Teil gibt es auch Erweiterungen des SAP-Standardprogramms. Diese müssen dokumen-tiert und ggf. begrenzt werden.
- Ad-hoc-Auswertungen, Berichtsgeneratoren, Abfragesprachen (z. B. ABAP-Query)
Nahezu alle modernen Datenbanken verfügen über Werkzeuge für EDV-Laien, mit denen sie sich, nach einer kurzen Schulung, eigenständig neue Auswertungen erstellen können. Vereinfacht gesagt, werden die benötigten Datenfelder aus der Liste der Personaldaten angeklickt und ggf. eingegrenzt (z. B. alle Mitarbeiter älter als 50 Jahre; alle Personen mit weniger als 3000 € brutto). Je nach Datenbanksystem gibt es verschiedene Möglichkeiten den Datenschutz zu gewährleisten, z. B. die Berechtigung für das Werkzeug ganz zu verbieten, die zu verarbeitenden Personaldaten einzugrenzen, usw. Der Betriebsrat ist vor der Erstellung einer neuen Auswertung zu informieren und hat mitzubestimmen.
- Data Warehouse BW bzw. Business Intelligence BI
Wie bereits erwähnt, handelt es sich hierbei um moderne, sehr leistungsfähige Datenbanksysteme, mit neuen Funktionen. Die Entwicklung von Personalkosten, z. B. aufgrund einer Tariferhöhung kann simuliert werden; über Data-mining können Zusammenhänge zwischen den Daten besser analysiert werden, usw. Die Leistungsmerkmale hängen von dem IT-technischen System ab. SAP plant, in Zukunft alle Auswertungen über das BW laufen zu lassen. Dies bringt viele neue Regelungserfordernisse mit sich.
- Datenübertragung, z. B zum PC, Excel, ...
Schließlich bieten nahezu alle Datenbank- oder Data Warehouse Systeme eine Schnittstelle zu den üblichen Microsoft-Produkten, insbesondere zu Excel. Während es bei den üblichen Datenbanksystemen noch zentrale Datenschutzfunktionen wie Berechtigungsvergabe, Protokollierungen und Löschungen gibt, ist dies bei Excel nicht gewährleistet. Ziel muss es sein, ausschließlich den Download anonymer Personaldaten zum PC, bzw. zu Excel zuzulassen.
Weiterhin verfügen Personalinformationssysteme über zahlreiche Schnittstellen.
- Über AZEV-Systeme werden die Arbeitszeiten - Kommt und Geht - und ggf. auch Kos-tenstellenwechsel dokumentiert.
- Über BDE-Systeme in der Produktion melden die Werker Arbeitsvorgänge von Produktionsaufträgen mit Zeiten, Stückzahlen, Unterbrechungen usw. an und zurück. Sie liefern Informationen um Akkord oder Prämien zu berechnen. Ähnlich ist es mit Projektverwaltungssystemen, indem die Projektmitarbeiter ihre Zeiten und Tätigkeiten dokumentieren müssen.
- Umgekehrt ist der Zugriff auf die Personaldaten des PIS über das Internet und einen normalen Browsers möglich. Dadurch können Unternehmen mit mehreren Niederlassungen in einfacher Weise auf das gleiche Personalinformationssystem zugreifen.
- Beschäftigte können ihre Urlaubs- oder Dienstreiseanträge oder die für sie freigegebenen Stammdaten selbst ändern. Diese Übertragung von Personalverwaltungsaufgaben auf die Arbeitnehmer selbst nennt man Employee-Self-Service.
Datenschutzprobleme
Heutige PDV-Systeme haben einen enormen Funktionsumfang, der oft weit über hinausgeht, was ein Unternehmen braucht. Das PDV-anwendende Unternehmen kauft mehr, als es eigentlich braucht. Das BDSG hingegen zieht für die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten enge Grenzen: Daten dürfen nur gespeichert und verarbeitet werden, wenn dies gesetzlich zulässig ist, durch das BDSG oder die Betriebsvereinbarung klar geregelt. Dazu sind klare Zweckbestimmungen erforderlich. Der Grundsatz der Zweckbestimmung verlangt, dass mit der Datenerhebung ein klarer Verarbeitungs- und Nutzungszweck festgelegt wird. Der Grundsatz der Zweckbindung verlangt, dass die Daten nur zu dem Zweck genutzt werden, zu dem sie ursprünglich erfasst und gespeichert wurden. Daten dürfen nicht „auf Vorrat“ gespeichert werden. Das Bundesdatenschutzgesetz enthält daher eine Reihe von Qualitätsstandards und Rechtsnormen, die auch bei den Verhandlungen und beim Abschluss einer Betriebsvereinbarung hilfreich sind. Beispiele sind die Dokumentation über das Verfahrensregister, Datenschutzkonzepte nach § 9 BDSG, die Auftragsdatenverarbeitung, usw. Dennoch ist eine konkretisierende Betriebsvereinbarung dringend erforderlich, wie bei den Angaben zu den Leistungsmerkmalen von PDV-Systemen (siehe oben) deutlich wurde. An dieser Stelle sei auf einen wichtigen Unterschied hingewiesen. Das Bundesdatenschutzgesetz gilt für alle Verarbeitungen und Nutzungen von Personaldaten. Im engeren Sinne hat der Betriebsrat jedoch nur mitzubestimmen bei Daten, die zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle geeignet sind. Planungsdaten, z. B. über Urlaub oder die Schichtplanung sind personenbezogene Daten, aber in aller Regel keine mitbestimmungspflichtigen Daten.
Gestaltungsmöglichkeiten
Die Personaldatenverarbeitung ist sozusagen das Herzstück der Verarbeitung von Beschäftigtendaten im Unternehmen. Daher werden hierbei auch alle Gestaltungsverfahren und Qualitätsstandards aus der Rechtsprechung zum § 87 (1) 6 BetrVG und nach dem Bundesdatenschutzgesetz angewendet. Im Kern geht es um die zentrale Frage und Regelung: „Wer darf welche Daten zu welchem Zwecken lesen und wie auswerten“. Sowohl die bei der Personaldatenverarbeitung (PDV) zu speichernden Daten als auch die möglichen Auswertungen sind eng zu begrenzen. Dazu muss genau geklärt werden, welche Daten für welchen Zweck wirklich notwendig sind. Es müssen auf jeden Fall die folgenden Punkte sichergestellt werden, um den „gläsernen“ Arbeitnehmer wirksam zu verhindern:
- Den Personenbezug von Daten wo immer es geht vermeiden.
- Häufig reichen anonyme Auswertungen. Die Personenbeziehbarkeit von Auswertungen gar nicht erst entstehen lassen (z. B. Auswertungen nur bezogen auf ausrei-chend große Gruppen).
- Den Detaillierungsgrad oder die Zeitgenauigkeit von Daten begrenzen, so dass es für den angestrebten Zweck unbedingt erforderlich ist.
- Den Personenkreis der Zugriffsberechtigten eng begrenzen.
- Löschfristen so knapp wie möglich fassen. Detaildaten z. B. am Wochenende zu Summendaten zusammenfassen.
- Verbreitung der Daten vermeiden; möglichst nur die Weitergabe zusammengefasster Daten zulassen.
Natürlich werden Betriebs- und Personalräte auch bei der Einführung von Personalinformationssystemen häufig mit anderen Datenschutzproblemen wie der Auftragsdatenverarbeitung, der Weiterleitung von Daten ins Ausland oder der Konzerndatenverarbeitung konfrontiert. Diese Themen werden hier nicht behandelt. In jedem Fall gilt: Ohne ein Datenschutzkonzept ist es äußerst zweifelhaft, dass ein wirksamer Schutz der Beschäftigtendaten überhaupt erreicht werden kann – (<<<LINK Daten-schutz-/Sicherheitshandbuch).
Rechtlicher Bezug
Neben dem Standardparagraphen § 87 (1) 6 BetrVG und den einschlägigen Regeln des Bundesdatenschutzgesetzes können natürlich weitere Paragraphen aus dem Betriebsverfassungsgesetz je nach Zweckbestimmung bedeutsam sein, z. B.: § 87 (1) 2 BetrVG, falls mit dem Personalinformationssystem auch Arbeitszeitmodelle gepflegt werden. §§ 96 – 98 BetrVG, falls mit dem PIS auch Qualifikationsdaten gespeichert oder Stellenprofile erstellt werden.
An dieser Stelle sei insbesondere auf dem § 94 BetrVG Personalfragebogen hingewiesen. Auseinandersetzungen um das Fragerecht des Arbeitgebers bei Bewerbungsgesprächen beziehungsweise den Inhalten von Personalfragebögen haben eine lange juristische Tradition, unabhängig von EDV-Systemen. Der folgende Text bietet kompakte Hintergrundinformationen: Media:PIS-Ergänzung-Pers-Fragebogen.pdf
Regelungsinhalte
Die Regelungsbereiche einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung zur Personaldatenverarbeitung im Personalwesen sind absolut Standard für EDV-Regelungen mit dem Schwerpunkt Datenschutz - Verhinderung und Begrenzung der Überwachung. Daher der folgende Regelungskatalog mit einigen detaillierten Ergänzungen
- Grundsätze
- Systemdokumentation
- Die präzise Festlegung der Verarbeitungs- und Nutzungszwecke ist zentral. Hier eine beispielhafte Formulierung: „Die Verarbeitung und Nutzung der Personaldaten ist ausschließlich zur Erfüllung der ordnungsgemäßen Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Erfüllung von Verpflichtungen aus Gesetzen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen oder im Rahmen des anonymen betrieblichen Berichtswesens zulässig“.
- zugelassene Daten
- zugelassene Auswertungen
- freie Abfragen (erlaubt, nicht erlaubt, Verfahren für die Nutzung)
- Dokumentation der Schnittstellen, Datenübertragung zu anderen Systemen
- Löschfristen
- Zugriffsrechte (Berechtigungskonzept)
- Verfahren bei Systemänderungen
- Informations- und Korrekturrechte der Beschäftigten
- Kontrollrechte des Betriebsrats
Links, Betriebsvereinbarungen, ...
http://www.boeckler.de/pdf/mbf_bvd_gr_personalinformationssysteme.pdf
Media:PIS-info_checkliste-090825.pdf
Jürgen Fickert ist IT-Berater bei der Technologieberatungsstelle Nordrhein-Westfalen;
Kontakt: TBS Dortmund; fon 0231-249698-0; juergen.fickert@tbs-nrw.de
