Skill-Management
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Die ›Gelben Seiten‹ des Unternehmens
Skill ist der englische Begriff für Fähigkeit, Fertigkeit. Eine Skill-Datenbank ist demzufolge eine Datenbank, in der die Fähigkeiten und Fertigkeiten von Personen nach verschiedenen Kategorien abgelegt werden. In Betrieben werden vor allem arbeitsbezogene Fertigkeiten und Fähigkeiten von Beschäftigten erfasst und gespeichert. Zweck solcher ›Gelben Seiten‹ – wie Skill-Datenbanken auch genannt werden – ist es, für ein Projekt oder für die Besetzung freier Stellen die jeweils qualifiziertesten Beschäftigten zu finden. Sind auf diese Weise die vorhandenen oder auch die fehlenden Skills der einzelnen Beschäftigten erfasst, können auf dieser Basis auch Schulungspläne erstellt und systematische Personalentwicklung betrieben werden. Sogenannte Hard-Skills sind: Abschlüsse und nachweisbare/formale Qualifikationen, die ein Beschäftigter erworben hat. Unter Soft-Skills versteht man nicht so klar fass- oder messbare Qualifikationen, wie Teamfähigkeit oder Kommunikationsverhalten. Manche Skill-Management-Systeme speichern auch Interessen und Abneigungen (z.B. dass ein Beschäftigter ungern Außendienst macht oder keinesfalls in Italien arbeiten will).
Die in Skill-Management-Systemen enthaltenen Fähigkeiten und Qualifikationen können mit Bewertungen versehen werden. Sprachkenntnisse beispielsweise können ausreichend oder auch hervorragend sein. Will man für eine bestimmte Aufgabe aus einer Anzahl prinzipiell geeigneter Beschäftigter den besten herausfinden, sind solche Differenzierungen wichtig oder auch wenn man feststellt, dass die Sprachkenntnisse im Unternehmen insgesamt unzureichend sind und ein Schulungsprogramm aufgelegt werden muss.
Um den für ein bestimmtes Projekt geeigneten Beschäftigten herauszufinden, müssen zunächst die für das Projekt notwendigen Qualifikationen benannt sein. Ebenso muss bei der Auswahl für eine Stelle das Anforderungsprofil hinterlegt werden. Erst dann kann man einen automatischen Suchlauf starten, der die für die gesuchte Position geeigneten Beschäftigten anzeigt.
Die für eine Planstelle geeignet erscheinenden Personen werden durch Vergleich mit den Stellenanforderungen ausgesucht. In diesem Fall waren die jeweiligen Werte sowohl bei den Beschäftigten wie auch der Planstelle schlecht gepflegt, dennoch ist zu erkennen, dass die Planstelleninhaberin Frau Weber den Anforderungen am besten entspricht.
Unternehmen begründen die Beschaffung eines Skill-Management-Systems damit, dass sie oft nicht wissen, welche Qualifikationen und damit Potenziale bei ihren Mitarbeitern vorhanden sind. Und Berater behaupten, dass die Unternehmen, die wissen, was ihre Mitarbeiter wissen, und wie sie deren Fähigkeiten verbessern können, ihren Wettbewerbern einen Schritt voraus sind (»Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß …«).
Datenschutzprobleme
Das größte Datenschutzproblem bei Skill-Management-Systemen ist ein grundsätzliches: Jegliche Datenhaltung ›auf Vorrat‹, wie sie gerade für Skill-Management-Systeme typisch ist, widerspricht dem für den Datenschutz fundamentalen Prinzip der Datenvermeidung. Zweckbestimmungen wie die Folgende wären deshalb mehr als problematisch: »Der Qualifikationskatalog beinhaltet alle fachlichen und methodischen Qualifikationen, die für die Erbringung der heutigen und zukünftigen Dienstleistungen der XXX GmbH erforderlich sind bzw. nutzbringend für die XXX GmbH eingesetzt werden können.« Da zum Zeitpunkt der Systemerstellung nicht konkret genannt werden kann, zu welchem Zweck die Daten erhoben und gespeichert werden sollen, will man im Skill-Management-System Daten ohne konkreten Zweck, also auf Vorrat speichern. Neben dieser Grundsatzfrage sind vor allem die Soft-Skills und deren Bewertungen problematisch. So sollen beispielsweise Flexibiliät, Kommunikationsverhalten, Teamfähigkeit oder Eigeninitiative erfasst und – mit Bewertungen versehen – gespeichert werden. Dies würde neben dem Problem einer im Grunde unmöglich zu erreichenden angemessenen (objektiven, gerechten) Bewertung eine weitgehende Erfassung von Persönlichkeitsstrukturen bedeuten. Personalentwicklung ist der Oberbegriff für Personalbeschaffung, Personalabbau, Qualifizierung, Besetzungsplanung, Nachfolgeplanung und so weiter. Skill-Management-Systeme sind dafür da, diese Aufgaben zu unterstützen. Und weil neben dem Skill-Profil des einzelnen Beschäftigten auch die Anforderungen des Arbeitsplatzes erfasst werden (können), wird es möglich, daraus Ist-/Soll-Profile der Beschäftigten abzugleichen und Fähigkeitslücken zu ermitteln. Die Folge kann ein nicht unerheblicher Druck sein, sowohl was Schließung tatsächlicher oder vermeintlicher Qualifikationslücken betrifft wie auch das Risiko auf ›Abschusslisten‹ gesetzt zu werden.
Gestaltungsmöglichkeiten
Für bestimmte Aufgaben des Skill-Managements (z.B. Schlussfolgerungen für allgemein Schulungsprogramme) genügt die Verarbeitung anonymisierter oder pseudonymisierter Skill-Informationen. Wo diese Grenze (in Richtung persönlicher Profilbildung) überschritten werden soll, ist die Einwilligung der Betroffenen für personenbezogene Auswertungen notwendig und sinnvoll, da es sich ja prinzipiell um eine vom Bundesdatenschutzgesetz nicht abgedeckte ›Datenerfassung auf Vorrat handelt. Die entscheidenden Gestaltungsgrundsätze für die Einführung und das Betreiben von Skill-Management-Systemen wären damit: Freiwilligkeit und Transparenz. Für die Betroffenen muss nachvollziehbar sein, was in dem System vorgeht und sie müssen bezogen auf ihre persönlichen Daten selbst bestimmen können, wer was über sie wissen soll und bereits weiß! Dabei gehört zum Prinzip der Freiwilligkeit, dass die Beschäftigten ihre Zustimmung zur Speicherung und Verarbeitung widerrufen können, ohne dies näher begründen zu müssen. Wann immer also Skill-Management-System-Benutzer über einen (freiwillig!) darin vertretenen Beschäftigten etwas in Erfahrung bringen, muss dieser die Chance haben, dies zu erfahren. Zum Beispiel sollte die Anfrage eines Projektleiters über die Qualifikation eines bestimmten Mitarbeiters erst nach Freigabe durch den Mitarbeiter selbst erfolgen können. Denkbar wäre es in einem solchen Fall zum Beispiel, dass der suchende Projektleiter, die Profile der infrage kommenden Beschäftigten zunächst anonym bekommt und nach seiner vorläufigen Auswahl dann über das System Anfragen an diese (für ihn immer noch anonymen) Beschäftigten sendet. Die Forderung nach Selbstbestimmung gilt auch für die Beschreibung der einzelnen Kenntnisse und Fähigkeiten. Dass sich die Beschäftigten darüber informieren können, welche Daten über sie im System gespeichert sind ist selbstverständlich. Sie müssen aber auch die Möglichkeit haben, diese Daten zu ändern. Keinesfalls dürfen aufgrund von Skill-Management-Informationen automatisierte Entscheidungen getroffen werden (etwa mit einem ›Vorschlag‹, eine bestimmte Schulung zu besuchen). Und schon gar nicht dürfen Skill-Daten benutzt werden, wenn es darum geht, personelle Einzelmaßnahmen (z.B. eine Versetzung) zu begründen. Die genannten Grundprinzipien Freiwilligkeit, Transparenz und Selbstbestimmung müssen durchgesetzt sein, ehe dann gedacht werden kann über die einzelnen Datenfelder und ihre Ausprägung zu verhandeln. Zusätzlich zu diesen auf die betroffenen Beschäftigten zielende Prinzipien muss der Betriebsrat aber auch die vorgesehenen und zugelassenen Zwecke der Datenspeicherung/-verarbeitung regeln. Dies gilt insbesondere für die Soft-Skills. Denn nur auf der Grundlage einer klaren Zweckbestimmung ist zu entscheiden, welche Skills prinzipiell (also immer unter dem Vorbehalt der Freiwilligkeit!) erfasst werden dürfen.
Rechtlicher Bezug
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
- Weitere heranziehbare BetrVG-Bestimmungen: § 92 BetrVG (Personalplanung), § 94 Abs. 2 BetrVG (Beurteilungsgrundsätze), § 95 BetrVG (Auswahlrichtlinien) und die Bestimmungen zur Berufsbildung
- BDSG - Hier vor allem: Regelungen zu Zweckbindung, Datenvermeidung, Datensparsamkeit und Transparenz für die Betroffenen, sowie automatisierte Einzelentscheidung
- Auch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen zu Zielvereinbarungen und Eingruppierungen können eine Rolle spielen
Regelungspunkte
- Zwecke des IKT-Systemeinsatzes
- Systemdokumentation und Funktionsumfang
- erfasste und gespeicherte Daten
- zulässige Auswertungen
- Empfänger der einzelnen Auswertungen
- keine Verknüpfung mit anderen Daten zum Zweck der Leistungs- und Verhaltenskontrolle
- Löschfristen für gespeicherte Daten
- Schnittstellen zu anderen Systemen (Empfang, Versendung von Daten/Auswertungen)
- Datensicherheitsmaßnahmen
- Zugriffsrechte (Benutzer, Umfang der Zugriffsrechte, Art des Zugriffs)
- Beweisverwertungsverbot (bei Verletzung der Betriebsvereinbarung)
- Rechte des Betriebsrats (jederzeitiges Kontrollrecht, Untersagungsrecht, Initiativrecht, Recht auf externe Sachverständigen, Schulung)
- Schulung der Betroffenen
- Verfahren bei Änderung und Erweiterung des IKT-Systems
Da mit einer Skilldatenbank die Frage der Personalplanung verbunden ist, ist es sinnvoll, zunächst eine Vereinbarung über Prinzipien der Personalplanung abzuschließen.
Spezielle Regelungspunkte
- Ist die Datenbank strukturiert (Inhalt und Ausprägungsgrad)?
- Bestehen gleiche Chancen für alle, in die Datenbank aufgenommen zu werden und haben alle in der Datenbank gleiche Chancen, sich darzustellen und wahrgenommen zu werden?
- Werden die Daten durch die Betroffenen selbst eingegeben, bei ihnen erhoben oder werden sie durch andere beurteilt/eingeschätzt?
- Werden die Skill-Daten unmittelbar oder mittelbar für Fragen der Entlohnung, Prämien, Weiterbildung, Karriere, Versetzung usw. herangezogen?
- Ist der Zugang zur Skill-Datenbank auf die betriebsinterne Öffentlichkeit beschränkt oder werden die Daten auch der Außenwelt zugänglich gemacht?
- Wie, wie häufig und durch wen werden die Daten gepflegt?
- Welchen Zweck soll die Datenbank erfüllen und auf welche Verwendung werden die Daten beschränkt?
- Können die Daten für sich oder durch Verknüpfung mit anderen Daten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle herangezogen werden?
- Sollen oder können die Daten für Entscheidungen herangezogen werden, die sich zum Nachteil der Betroffenen auswirken können?
